智慧档案馆的建设要在档案数字化的基础上完成，这就需要相应的档案数字化软件功能，软件要具备离线备份、联机备份、备份数据恢复、文件利用登记等功能。
具有阅读服务接收管理功能、文件使用审批功能、目录检索和全文检索功能、局域网、---网、因特网数据读取功能、文件目录数据、数字文件数据数据打印功能，
输出器具有闭合数据的控制和利用、过程记录监控、辅助编辑与研究、利用统计和用户使用评价等功能，---档案扫描建设，如用途、效果和时间，高校档案扫描建设，
具有身份、用户设置、权限分配、日志记录、操作审核等功能。
智慧档案馆是智慧城市的重要组成部分
智慧档案管理指的是采用射频识别技术，内蒙档案扫描建设，能对实体档案进行存、查、借、还、防等流通环节进行多面数据可视化的查询和管理。
据档案局统计数据，截止2016年，多国各级综合档案馆藏档案65062.5万卷，初中档案扫描建设，资料3968.2万册。除此之外，还有各类声像档案、以磁盘光盘为载体的电子档案、照片档案等。
每年多国各地的档案库房都要承担大量档案进馆储存任务，绝大部分档案库房已接近饱和。因此，如何有效的利用有限资源，限度的开发已有档案库房的保管能力，就成为急需解决的问题。
严格按照和我市有关房产测绘和档案管理---的相关规定，结合房产测绘档案管理的实际需要和经济社会发展需求，适当增减房产测绘档案材料收集范围，调整档案目录，增加房产测绘档案使用价值。加大科技投入，研发适合房产测绘档案数字化管理的系统，切实做到“三统一”，即：实用性与科学性有机统一；信息安全和技术安全有机统一；通用性和适用性有机统一。只有建立科学合理的房产测绘档案信息化系统才能提高整体工作效率，加快房产测绘档案数字化管理进程，提高房产测绘档案信息资源的利用率。
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