档案数字化管理的多种工作特点使得档案管理工作面临着种种问题,致使数字化档案管理的进程发展受到阻碍,数字化档案管理的实际效用的发挥不佳。要使数字化档案管理工作在组织中发挥作用,就必须从发现管理问题入手进行分析,笔者根据多年工作经验,总结目前数字化档案管理工作主要的问题包括以下三个方面。
(一)档案工作人员的职业能力与数字化管理需求不匹配
现代档案管理工作要求档案管理人员拥有较高的信息技术知识,能够妥善处理一些常见的信息文件问题,如及时处理电脑突然死机、硬盘突然崩溃的情况、对与公司加密相关的文件进行多重加密、定期、有效的对档案文件进行检查和整理等。而目前大多数单位的档案管理工作人员都存在职业能力不足的问题,很多档案管理工作人员年龄偏大,常年工作在传统档案管理的模式下,习惯于纸质档案的管理规则和办法,在传统的档案管理工作中能够---的完成工作,档案馆智能环控设备方案,但对数字化档案管理工作的职业能力水平相当低,这导致大多数档案管理工作人员对数字化档案管理的接受度较低,有些甚至不熟悉计算机操作,十分容易造成档案的丢失;并且工作人员在管理思想方面还停留在传统的档案管理模式中,---单位智能环控设备方案,认为数字化档案管理是“没---”的,这直接导阻碍了数字化档案管理的发展。
档案内容的变革直接影响了档案管理的方法,在传统的档案管理中,档案管理工作人员只需要按照纸质档案的归档和保存方式进行档案管理即可,可以说管理方法是不变的,但是在档案数字化管理的过程中,与档案存储、档案安全维护相关的管理行为需要工作人员能够熟练操作并解决与计算机使用相关的问题,而这些技术又是完全不同的,例如归档和调取在计算机上的路径截然不同,音频、视频与文档形式的档案资料整合所需要用到的软件工具也完全不同。数字化的档案管理办法完全是基于计算机和网络使用的,这是档案管理方法与现代社会主流文化接轨的象征。
(二)档案管理目的多元化
数字化档案管理的第三个特征就是档案管理目的多元化。以往的档案管理主要目的在于通过提供以往工作记录,协助单位预测发展目标,为单位多种决策提供帮助和建议,但不能为普通职员提供相应的档案服务,也不能通过档案管理工作体现单位在同等社会组织中的---,这主要是由于档案资料共享和调取步骤繁琐造成的档案管理目的单一。而数字化档案管理能够实现档案异地调取,从网络平台上实现档案共享亦非难事,这使得“方便个人调用档案”、“实现服务性档案管理”也成为档案管理的目的,档案馆智能环控设备方案,相关部门亦可通过对各单位档案的综合分析得出社会发展的基本面貌。
为什么说在智慧档案馆(室)中档案全文数据和数据挖掘及主动推送技术缺一不可呢?因为只有数据的档案馆(室)还不能称为智慧档案馆(室),也还不是真正的智慧档案馆(室)。数据只
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