目前，在各个档案形成单位，文字方面的档案都是电子档案，都可自动成为电脑任意处理的数据，但还有不少活动还完全没有记录，或者虽有录像、录音等记录，但没有转化为文字，没有成为电脑可处理的数据。这就造成了新数据的缺失。不久前，我在科大讯飞看到了他们的一些设备，很适合于帮助各个档案形成单位及时地收集今后所有新形成的档案数据。比如，过去---外出视察、---活动中的即席谈话，无人录音或录像，这些谈话的原始数据就随即消失了，安徽纸质档案扫描，只能靠后人零星的回忆。而现在科大讯飞的录音设备，让---装在衣袋里或夹在衣服上，所有讲话都录下声音来，形成录音档案，同时又由设备转化成文字记录，形成电子档案。又比如，过去开会，大多数靠人工记录，每个人的讲话都记录不全，甚至记录不准。少数的有录音甚至录像，但录像、录音都没有及时整理成文字，仍然不能成为电脑可以处理的数据。而现在科大讯飞的设备可以把录像、录音中的讲话内容，全部都转化为文字，让它成为电脑可处理的数据。再比如，纸质档案扫描，一些档案馆搞口述史记录，对相关人员进行录像、录音，但这些声音也没有及时转化成文字即电脑可处理的数据。他们也可借助科大讯飞的相关设备和技术，及时把这些声音全部转化为文字记录，转化为数据。这也可以叫“智慧建立档案”或“智慧收集档案”吧！它可以帮助人们把档案建立得更丰富，把数据搜集得更广泛。
档案数据化之于档案数字化，智慧档案馆（室）之于数字档案馆（室），是迭代式的更新和发展，是覆盖性的提高和增强，是管理方式的---性变化、转向性发展。不少工作在数字档案馆（室）建设中是---项，而在智慧档案馆（室）中则会成为非---项，成为闲置的、冗余的、无用的东西。如果我们尽早开展档案数据化，则可以不做这些不久将会无用的工作，避免不---的人力、物力和时间的浪费。比如，我在2019年年底到一个---档案馆参观时，看到他们正在---地开展档案数字化，其中有几十个人都在搞档案题名的著录。但是在智慧档案条件下，档案已经全文数据化，每个字都可以供电脑任意检索了，现在著录的题名、责任者、文种、形成时间等，就没有单独存在的意义了，因为它已经包含在全文数据当中了。一份档案的每句话、每个词、每个字，都可被检索出来，无需人工再去重新拟写并著录各项主要内容。
智慧档案馆，首先应该把档案或档案数字化图像的内容全文输入电脑，即把档案全部“数据化”，纸质档案扫描建设，让档案内容全都变成可被电脑全文检索、任意组合、全部关联、重新生成、主动推送的数据，使档案里所包含的智慧，经过电脑处理，成为人类智慧的一部分，成为人的外脑；其次，纸质档案扫描方案，它也能对档案实体、档案装具、档案环境、档案工作各环节等进行智能化、自动化、联动化的管理。它所侧重的是档案内容的智慧性摄取或智慧管理、知识管理。智慧档案馆是继传统档案馆及数字档案馆之后的第三代档案馆，是档案馆的3.0版。它可以说是目前已建设了20多年的数字档案馆的升级版，也可以说是已开展了30多年的档案信息化的升级版。
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