从智慧和信息的区别来看，信息基本相当于数据。数据的含义是进行各种统计、计算、科学研究和技术设计所依据的数值，是事实或观察的结果，是用于表示客观事物的未经加工的原始素材，并被认为是信息的表现形式和载体。所以，数据基本上跟信息是一样的东西。随着大数据技术的出现，现在数据一词很流行，几乎和信息一词在20世纪80年代的流行程度一样。彼时是无事物无信息，现今则是无事物---据；彼时是信息一词泛化，而现今又是数据一词泛化。
智慧档案馆（室）首先要把档案数据化或信息化。档案数据化是相对于之前的档案数字化而言的，纸质智慧档案室公司，是我在2019年的一次讲话中为了区别于此前人们常说的档案数字化而提出来的。其实，它的意思就是把纸质档案或纸质档案数字化图像中的每个字都转换成电脑可以处理的数据或信息，纸质智慧档案室，并输入电脑，进入数据库，供人们通过大数据技术进行挖掘和处理。数据是智慧档案馆（室）的基础。没有数据，---是没有档案内容的所有数据，就不能把数据或信息变成智慧。也可以说，智慧档案馆（室）是基于数据的，纸质智慧档案室建设方案，有了数据和各种数据处理技术，才有智慧档案馆（室）。所以，没有数据就谈不上建设智慧档案馆（室）。
智慧档案馆管的是档案资源，纸质智慧档案室价格，而智慧档案馆能够在数字档案馆的基础上，通过各类采集终端和多种网络技术，实现物联网、互联网、移动互联网等网络的互通，随时采集环境信息和实体档案的动态信息，增强智慧档案信息的获取和反馈，能够实现档案馆中物与物、人与人、人与物的全方面互联互通。
主要组成：智能存储设备系统、智慧档案管理云平台、实体档案管理系统、库房环境管理系统。
智慧档案馆（室）的数据应包括电脑可检索的档案全文数据，即：信息流数据；档案实体、档案装具、档案设备等方面的数据，即数据物流；档案---、档案利用者、档案参观者等方面的数据，即人员流数据；档案库房温度、湿度及各种有毒有害气体浓度，水、火、菌、虫、鼠等各种环境或条件的数据，即环境数据。也就是说，“智慧档案馆（室）的数据=档案全文数据＋数据物流＋人员流数据＋环境数据”。在这些数据中，档案全文数据是较关键、较重要、较---、具有决定性的部分。建设智慧档案馆（室），较重要的是运用各种手段尽快地把纸质档案和纸质档案数字化图像及录像录音档案等全部转化为电脑可以检索的电子文档，把档案里的前人智慧挖掘出来，转化为今人的智慧，这就是档案数据化，即档案的数据转化工作。档案数据化是智慧档案馆（室）建设的要义和中心。
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